Spring til indhold

Dokumenttyper

Der gælder særlige regler for legalisering af eksportdokumenter.

Visse dokumenter skal legaliseres af en dansk myndighed inden legalisering i Udenrigsministeriet, andre dokumenter kan legaliseres direkte i Udenrigsministeriet. Visse dokumenter skal legaliseres med almindeligt stempel, andre dokumenter må gerne legaliseres med Apostille-stempel.

Fold alle afsnit ud
Fold alle afsnit ind

Hvilke eksportdokumenter skal legaliseres før aflevering i Udenrigsministeriet?

Legalisering af eksportdokumenter

Eksportdokumenter udstedt af private firmaer skal legaliseres/påtegnes ét af de nedenstående steder, inden legalisering kan finde sted i Udenrigsministeriet:

Dansk Erhverv
(Danish Chamber of Commerce)
Certifikatkontoret
Børsen
1217 København K
Tlf.: 33 74 60 00
Eksp.tid: 9:00-16:00

Dansk Industri
Certifikatkontoret 
H.C. Andersens Boulevard 18 
1787 København V
Tlf.: 33 77 33 77 
Eksp.tid: 9:00-15:00

Håndværksrådet
Islandsbrygge 26
2300 København S
Tlf: 33 93 20 00

Hvilke eksportdokumenter kan sendes direkte til legalisering i Udenrigsministeriet?

Legalisering i Udenrigsministeriet

Eksportdokumenter som er udstedt af en dansk myndighed, f.eks. certifikater udstedt af Fødevarestyrelsen, Plantedirektoratet eller Sundhedsstyrelsen, kan indgives/sendes direkte til legalisering i Udenrigsministeriet.

Hvilke eksportdokumenter skal legaliseres med almindeligt stempel?

Almindeligt stempel

Nogle dokumenter opfattes som værende direkte relateret til eksport og er dermed ikke omfattet af Apostille-konventionen. De må derfor ikke påtegnes med en Apostille, men får et almindeligt stempel (med ordlyden "This is the true signature of"). Der beregnes ikke gebyr for legalisering af disse dokumenter i Udenrigsministeriet:

  • Oprindelsescertifikater (Certificates of Origin)
  • Frisalgscertifikater (Free Sale Certificates)
  • Sundhedscertifikater (Health Certificates) for eksportvarer
  • Plantesundhedscertifikater (Phytosanitary Certificates)
  • Fakturaer (Invoices) 
  • Eksportlicenser (Export Licences)

Efter legalisering i Udenrigsministeriet skal de ovennævnte dokumenter eventuelt legaliseres på det pågældende lands ambassade.

Hvilke eksportdokumenter må gerne få en Apostille-påtegning?

Apostillepåtegning

Nogle eksportdokumenter er omfattet af Apostille-konventionen, da de som regel ikke har med en specifik vareforsendelse at gøre. Udenrigsministeriet påtegner dem derfor med en Apostille, hvis de er underskrevet af en myndighed som f.eks. Dansk Erhverv, Dansk Industri, Erhvervsstyrelsen m.v.:

  • Agent- og distributøraftaler
  • Kontrakter
  • Prislister
  • Tilbud
  • Vedtægter
  • ISO-certifikater
  • WHO-certifikater
  • Udskrifter fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
  • Registreringscertifikater (Certificates of Registration)
  • Hjemstedserklæringer (Certificates of Residency)
  • Overensstemmelseserklæringer (Declarations of Conformity)
  • Inspektionscertifikater (Statements on Good Manufacturing Practices)
  • Certifikater for farmaceutiske produkter (Certificates of a Pharmaceutical Product)
  • Certifikater der bekræfter at et firma er CE-mærket
  • Quality System Certifications
  • Certificates of Approval
  • Certificates of Analysis
  • Certificates of Manufacture and Auto-Control
  • Letters of Authorization
  • To Whom It May Concern-breve

Når et eksportdokument har fået en Apostille, er det ikke nødvendigt med endnu en legalisering på det pågældende lands ambassade, hvis landet er med i Apostillekonventionen. Se listen med Apostille-landene her  .
Information om åbningstider, gebyr osv. findes under Forsiden.

Private dokumenter

Legalisering af underskrifter fra privatpersoner og private firmaer

Der gælder særlige regler for dokumenter, som er udstedt og underskrevet af privatpersoner eller private firmaer, det kan f.eks. være fuldmagter, kontrakter, vedtægter, erklæringer og invitationer.

Hvis et dokument er underskrevet af en privatperson, skal personens underskrift legaliseres af en Notar, før Udenrigsministeriet kan legalisere dokumentet. På www.domstol.dk findes adresser på landets dommerkontorer, hvor Notarerne hører til.

Hvis et dokument er underskrevet af et firma, skal dokumentet legaliseres af enten en Notar, Dansk Erhverv eller Dansk Industri inden legalisering i Udenrigsministeriet.

Oversatte dokumenter

Tilpasning af legaliseringsproceduren for oversættelser pr. 3. juli 2017 
Legaliseringsproceduren for oversatte dokumenter tilpasses pr. 3. juli 2017. Fra denne dato vil alle oversættelser skulle påtegnes af en notar eller Dansk Erhverv, før Udenrigsministeriet kan apostille-påtegne oversættelsen.

Tilpasningen foretages i medfør af ophævelsen af lov om translatører og tolke pr. 1. januar 2016, som afskaffede beskikkelsesordningen for tolke og translatører med henblik på at lette markedsadgangen og fjerne unødvendige barrierer.

Henvendelser vedr. den fremadrettede legaliseringsprocedure kan ske til Udenrigsministeriet på legalisering@um.dk. Henvendelser om ophævelsen af lov om translatører og tolke kan ske til Erhvervsministeriet på em@em.dk.

Legalisering af oversatte dokumenter

Krav forskellige fra land til land

Det er forskelligt fra land til land, om der kræves legalisering/apostillering af både det originale (danske) dokument og oversættelsen. Da Udenrigsministeriet opkræver gebyr for hver legalisering/apostillering, anbefaler vi, at du hos det pågældende lands ambassade undersøger, om du kan nøjes med at få legaliseret oversættelsen alene og dermed ikke behøver at få legaliseret/apostilleret det originale (danske) dokument.

Fold alle afsnit ud
Fold alle afsnit ind